Was sind wiederkehrende Zahlungen?
Mit wiederkehrenden Zahlungen – auch als Recurring Payments oder Subscription-Zahlungen bekannt – können wiederholt Zahlungen über eine gewählte Zahlungsform eingezogen werden, ohne dass der Kunde jedes mal die Zahlungen erneut autorisieren muss.
Um wiederkehrende Zahlungen verarbeiten zu können, wird zunächst ein Mandat erstellt. Dieses Mandat ist eine einmalige Zustimmung des Kunden, dass künftig Zahlungen über die gewählte Zahlungsform eingezogen werden dürfen. Es autorisiert den Zahlungsempfänger dazu, regelmäßig Beträge abzubuchen.
Sobald das Mandat erteilt wurde, muss der Kunde bei zukünftigen Abbuchungen nicht erneut aktiv werden – Zahlungen können automatisiert durchgeführt werden.
Voraussetzung für das Capturing von wiederkehrenden Zahlungen ist ein aktives Mandat.
Einrichtung einer Zahlungsform für Wiederkehrende Zahlungen / Recurring Payments
Um eine Zahlungsform für wiederkehrende Zahlungen nutzen zu können, muss diese sowohl in copal als auch in der collana pay Einrichtung in Business Central entsprechend konfiguriert werden.
Einrichtung des Provider Accounts in copal
Zur Nutzung einer Zahlungsform für wiederkehrende Zahlungen muss im Provider Account in den Advanced Options der Schieberegler AllowRecurringPayments aktiviert werden.
Einrichtung der Zahlungsform in Business Central
Um Zahlungsformen für wiederkehrende Zahlungen nutzen zu können, muss in der collana pay Einrichtung für die entsprechende Zahlungsmethode der Haken bei Wiederkehrende Zahlung gesetzt werden.
Anlage eines Mandats für widerkehrende Zahlungen
Um wiederkehrende Zahlungen für einen Debitor durchführen zu können muss ein aktives Mandat bestehen.
Dies kann auf folgende Arten angelegt werden:
- Anlage eines Mandats über die Debitorenkarte
- Anlage eines Mandats über einen neuen Verkaufsauftrag
- Import eines Mandats
Mandatsanlage über die Debitorenkarte
Um ein neues Mandat anzulegen über die Debitorenkarte im Menüband Debitor und collana pay Mandate auswählen.
Mit Klick auf Neu kann ein neues Mandat erzeugt werden.
Ein Zahlungsmethodencode für eine Recurring Payments Zahlart muss gewählt werden.
Mit Klick auf Neue Transaktion wird eine Transaktion zur Erstellung des Mandats erstellt.
Nachdem zugehörige Notifications verarbeitet wurden befindet sich die Transaktion im Status Ausstehend und ein Zahlungslink ist an der Transaktion ersichtlich, welcher per Mail versendet werden kann.
Versand des Zahlungslinks
Der Versand der E-Mails erfolgt nicht automatisiert. Dies bietet die Flexibilität, den Versandprozess nach eigenen Anforderungen zu gestalten und anzupassen.
Anpassbare E-Mail-Berichte
Für die E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit der Mandatsanlage wurde eine neue Berichtsauswahl für collana pay erstellt. Bei neuen Installationen wird die Cronus-Vorlage standardmäßig für die E-Mail-Kommunikation eingerichtet. Bestehende Installationen müssen ihr eigenes E-Mail-Layout für die Funktion erstellen. Dies bietet die Möglichkeit, die E-Mail-Berichte individuell ans Unternehmensbranding und spezifische Kommunikationsbedürfnisse anzupassen.
Das Berichtslayout mit der ID 71759576 kann exportiert und die Word-Vorlage angepasst werden.
Die Variable für den Zahlungslink heißt PaybyLink_PAYTransaction. Anschließend kann das Berichtslayout wieder in BC importiert werden.
Aktivierung des Mandats
Nach Abschluss der Zahlung wird eine externe Mandats-ID im Mandat eingetragen und das Mandat ist aktiv.
Mit dem aktiven Mandat können nun wiederkehrend Beträge eingezogen werden.
Alternativ dazu kann die Erstellung eines neues Mandats auch direkt über den Verkaufsauftrag erfolgen.
Mandatsanlage über den Verkaufsauftrag
Um ein neues Mandat anzulegen kann am Verkaufsauftrag ein Zahlungsformcode für wiederkehrende Zahlungen angegeben werden.
Mit Freigabe des Auftrags wird ein Mandat erstellt und die collana pay Transaktion befindet sich im Status CREATE Ausstehend.
In der collana pay Transaktion ist der Zahlungslink zu finden, mit dem die Zahlung durch den Kunden abgeschlossen werden kann.
Versand des Zahlungslinks
Der Versand der E-Mails erfolgt nicht automatisiert. Dies bietet die Flexibilität, den Versandprozess nach eigenen Anforderungen zu gestalten und anzupassen.
Anpassbare E-Mail-Berichte
Für die E-Mail-Kommunikation im Zusammenhang mit der Mandatsanlage wurde eine neue Berichtsauswahl für collana pay erstellt. Bei neuen Installationen wird die Cronus-Vorlage standardmäßig für die E-Mail-Kommunikation eingerichtet. Bestehende Installationen müssen ihr eigenes E-Mail-Layout für die Funktion erstellen. Dies bietet die Möglichkeit, die E-Mail-Berichte individuell ans Unternehmensbranding und spezifische Kommunikationsbedürfnisse anzupassen.
Das Berichtslayout mit der ID 71759576 kann exportiert und die Word-Vorlage angepasst werden.
Die Variable für den Zahlungslink heißt PaybyLink_PAYTransaction. Anschließend kann das Berichtslayout wieder in BC importiert werden.
Aktivierung des Mandats
Nach Abschluss der Zahlung wird eine externe Mandats-ID im Mandat eingetragen und das Mandat ist aktiv. Mit Klick auf die externe Mandats-ID gelangt man zum Mandat.
Mit dem aktiven Mandat können nun wiederkehrend Beträge eingezogen werden.
Wenn ein weiteres Mandat für denselben Debitor und denselben Zahlungsformcode erstellt werden soll muss dies über die collana pay Mandate am Debitoren geschehen.
Zahlung mit Recurring Payments Zahlungsform
Wenn ein aktives Mandat für einen Debitor besteht, können Verkaufsaufträge gebucht und Zahlungen gecaptured werden, ohne dass der Debitor erneut Daten eingeben oder Zahlungen freigeben muss.
Dafür muss am Verkaufsauftrag ein Zahlungsformcode gewählt werden, für den ein aktives Mandat besteht.
Mit Freigabe des Verkaufsauftrags befindet sich die collana pay Transaktion im Status RESERVE OK und der Verkaufsauftrag kann gebucht werden.
Im Log der collana pay Transaktion sind der Reserve und der Capture ersichtlich.
Falls mehr als ein aktives Mandat für den gewählten Zahlungsformcode besteht erscheint eine Hinweismeldung und ein aktives Mandat muss über die externe Mandats-ID an der collana pay Transaktion ausgewählt werden.
Nach Auswahl der Mandats-ID und erneuter Freigabe des Verkaufauftrags befindet sich die collana pay Transaktion im Status RESERVE OK und kann gebucht werden.
Mandate für wiederkehrende Zahlungen stornieren
Wenn keine weiteren Zahlungen über ein Mandat getätigt werden sollen kann das Mandat storniert werden.
Die Mandate können über die Debitorenkarte aufgerufen werden.
Am ausgewählten Mandat gelangt man zur collana pay Transaktion.
Hier kann das Mandat storniert werden.
Mit der Stornierung wird das Mandat deaktiviert. Es können weiterhin Refunds zu Captures, die über das Mandat ausgelöst wurden, gebucht werden.
Logeinträge zu dem Mandat bleiben bestehen.
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