Willkommen beim collana pay Onboarding.
Dieser Leitfaden gibt einen Überblick über den Ablauf bis zum Go-Live und erklärt die wichtigsten Schritte der Einrichtung.
Das Ziel des Onboardings ist es, die technische Integration vorzubereiten, alle Systeme korrekt zu konfigurieren und gemeinsam sicherzustellen, dass Zahlungen reibungslos verarbeitet werden können.
Überblick über den Prozess
Das Onboarding gliedert sich in mehrere aufeinander aufbauende Phasen:
Vorbereitung
Einrichtung der Systeme
Onboarding-Termin
Einrichtung der Zahlarten (Provider Accounts)
Einrichtung im ERP-System
Testphase
Go-Live
1. Vorbereitung
Bevor die technische Einrichtung starten kann, werden einige grundlegende Informationen benötigt.
Dazu gehören beispielsweise:
wie collana pay integriert werden soll (Direktanbindung vs. Importanbindung)
welche Zahlungsanbieter (PSP) genutzt werden
welche Zahlungsarten angeboten werden sollen
wie die Verkaufsprozesse aufgebaut sind (z. B. Shop, ERP, Zahlungsabläufe)
Diese Informationen helfen dabei, die Einrichtung optimal vorzubereiten und typische Integrationsschritte bereits im Vorfeld zu berücksichtigen.
Checkliste zur Vorbereitung
Zur Unterstützung bei der Vorbereitung steht eine Onboarding-Checkliste zur Verfügung.
Die Checkliste enthält eine Übersicht über die wichtigsten Informationen und Entscheidungen, die für das Onboarding benötigt werden, sowie über Schritte, die im Vorfeld intern oder mit beteiligten Partnern abgestimmt werden sollten.
Innerhalb dieses Onboarding-Leitfadens finden sich außerdem Verlinkungen zu weiterführenden Artikeln im Support Center, die einzelne Themen detaillierter erklären. Diese können jederzeit als Referenz genutzt werden, um Fragen zu klären oder einzelne Schritte nachzuvollziehen.
Sollten dennoch Fragen offen bleiben oder Unterstützung benötigt werden, steht das collana pay Team selbstverständlich jederzeit unterstützend zur Verfügung.
2. Einrichtung der Systeme
In dieser Phase werden Tenants und Zugänge eingerichtet und bereitgestellt.
Dazu gehören:
ein Sandbox-Tenant (Testumgebung)
ein Live-Tenant (Produktivsystem)
Zusätzlich wird Zugang zum collana pay Backend (copal) bereitgestellt.
Über die Checkliste können benötigte User und deren Rollen an unser Support-Team mitgeteilt werden.
Im Backend können unter anderem:
Zahlungsmethoden konfiguriert
Einstellungen verwaltet
später Transaktionen eingesehen
werden.
Die Sandbox dient für Tests, während der Live-Tenant für den produktiven Betrieb vorgesehen ist.
3. Onboarding-Termin
Im Onboarding-Termin (ca. 60 Minuten) erfolgt eine gemeinsame Einführung in die wichtigsten Komponenten.
Dabei werden vorgestellt und gemeinsam eingerichtet:
das collana pay Backend (copal)
die collana pay App in Business Central
das Support Center
Vorbereitung auf den Onboarding-Termin
Damit der Termin möglichst effizient genutzt werden kann, empfiehlt es sich, einige Punkte vorab vorzubereiten.
Hilfreich ist insbesondere:
eine erste Auseinandersetzung mit den Standardprozessen von collana pay, damit im Termin direkt auf die konkrete Einrichtung eingegangen werden kann
im Idealfall eine bereits installierte collana pay App in Business Central
ein abgeschlossener Vertrag mit einem oder mehreren Payment Service Providern (PSP)
Zugriff auf das PSP-Backend beziehungsweise auf die benötigten Zugangsdaten (z. B. API-Keys)
Wenn feststeht, welcher PSP und welche Zahlarten verwendet werden sollen, können die konkret benötigten Credentials für die Einrichtung vorab mitgeteilt werden.
So lässt sich der Onboarding-Termin optimal nutzen, um die Konfiguration gemeinsam vorzunehmen und offene Fragen oder besondere Anforderungen direkt zu klären.
Der Onboarding-Termin ist außerdem eine gute Gelegenheit, besondere Prozessanforderungen zu besprechen. Falls bestehende Abläufe von den Standardprozessen abweichen, können mögliche Anpassungen gemeinsam bewertet werden. Je früher solche Anforderungen transparent sind, desto besser lassen sich notwendige Änderungen, etwa in collana pay, im ERP-System oder im Shop, gemeinsam mit den jeweiligen Partnern planen.
4. Einrichtung der Zahlungsanbieter
Für die Verarbeitung von Zahlungen wird ein Payment Service Provider (PSP) benötigt, beispielsweise:
Mollie
Adyen
PayPal
Über den PSP werden die gewünschten Zahlarten abgewickelt, zum Beispiel:
Kreditkartenzahlungen
PayPal
Rechnungskauf
iDEAL
Für die Einrichtung werden in der Regel benötigt:
ein Vertrag mit dem PSP
Zugang zum PSP-Backend
relevante Zugangsdaten (z. B. API-Key), um diese im collana pay Backend zu hinterlegen
5. Einrichtung im ERP-System
Die Integration in das ERP-System erfolgt über die collana pay App in Business Central.
Die grundlegende Einrichtung wird über ein Assisted Setup durchgeführt.
Dabei werden die wichtigsten Einstellungen Schritt für Schritt konfiguriert.
Um die Kommunikation zwischen Business Central und collana pay zu erlauben, werden Admin-Rechte in Business Central benötigt.
Bei Bedarf erfolgt Unterstützung während dieses Schritts gemeinsam mit dem jeweiligen ERP-Partner, um eine saubere Integration in die bestehenden Geschäftsprozesse sicherzustellen.
6. Testphase
Vor dem produktiven Start empfiehlt sich eine ausführliche Testphase.
Dafür wird eine Testmatrix mit empfohlenen Testfällen bereitgestellt. Diese hilft dabei, typische Szenarien systematisch zu prüfen, beispielsweise:
erfolgreiche Zahlungen
fehlgeschlagene Zahlungen
Rückerstattungen
unterschiedliche Zahlungsarten
Die Testphase ist ein wichtiger Bestandteil des Onboardings, da mögliche Probleme so frühzeitig erkannt und behoben werden können.
7. Go-Live
Sobald alle Tests erfolgreich durchgeführt wurden, kann der Go-Live erfolgen.
Ab diesem Zeitpunkt werden Zahlungen über die produktive Umgebung verarbeitet.
Abstimmung des Go-Live-Termins
Sobald ein Go-Live-Termin geplant ist, sollte dieser möglichst frühzeitig mitgeteilt werden. So kann der Start der produktiven Zahlungen aktiv begleitet und ein besonderes Augenmerk auf die ersten Live-Transaktionen gelegt werden.
Falls sich der Termin ändert, hilft auch hier eine kurze Information. Dadurch bleibt ausreichend Zeit, den Go-Live entsprechend zu begleiten und bei Bedarf schnell reagieren zu können, falls etwas nicht wie geplant funktioniert.
Das unterstützt einen möglichst reibungslosen Übergang in den produktiven Betrieb.
Ansprechpartner während des Onboardings
Während des Onboardings arbeiten in der Regel mehrere Systeme und Partner zusammen. Damit Fragen schnell geklärt werden können, hilft eine klare Zuordnung der Zuständigkeiten.
Der Support rund um collana pay umfasst insbesondere:
collana pay selbst
das Backend copal
die Integration der collana pay App in Business Central
Bei Fragen zu anderen Systemen sind häufig die jeweiligen Partner die besten Ansprechpartner:
ERP-System
→ ERP-Partner
Shop-System
→ Shop-Anbieter oder Shop-Partner
Payment Service Provider
→ jeweiliger PSP-Anbieter
Natürlich wird auch bei Themen außerhalb des direkten collana pay Verantwortungsbereichs gerne unterstützend weitergeholfen, etwa bei der Einordnung von Fragen, der Abstimmung zwischen Partnern oder der Suche nach der richtigen Kontaktstelle. Ziel ist immer eine möglichst reibungslose Integration aller beteiligten Systeme.